İşletmeler İçin Dijital Teklif Süreci Nasıl Kurulur?

Dijital teklif süreci kurmak yalnızca Word veya Excel yerine başka bir araç kullanmak anlamına gelmez. Asıl amaç müşteri bilgilerinin, ürün ve hizmet kayıtlarının, teklif kalemlerinin ve teklif durumlarının birbiriyle bağlantılı biçimde yönetilebildiği düzenli bir iş akışı oluşturmaktır. Böyle bir yapı özellikle aynı müşterilere tekrar teklif veren veya belirli ürün ve hizmetleri sürekli kullanan işletmelerde veri tekrarını azaltabilir.

Bu yapıyı oluştururken kullanılabilecek bir teklif programı müşteri ve ürün kayıtlarının teklif hazırlama sürecine doğrudan bağlanmasını sağlayabilir. Teklifhazır'ın hedef sayfasında müşteri kayıtları ile ürün ve hizmet kataloğu özellikleri bulunuyor. Ürünler Excel'den toplu olarak içe aktarılabiliyor ve kategorilere ayrılabiliyor. Teklif oluştururken kayıtlı müşteriler ve katalogdaki kalemler kullanılabiliyor.

Dijital teklif süreci nereden başlamalı?

Sağlıklı bir teklif düzeninin başlangıç noktası teklif belgesinin tasarımı değil verinin nasıl tutulacağıdır. Bir işletme önce hangi müşteri bilgilerinin ve hangi ürün veya hizmet bilgilerinin tekrar kullanılacağını belirlemelidir. Müşteri adı, firma bilgileri ve iletişim bilgileri her yeni teklifte yeniden yazılıyorsa aynı verinin farklı belgelerde farklı biçimlerde yer alma ihtimali artar.

Benzer durum ürün ve hizmetler için de geçerlidir. Sürekli kullanılan bir hizmetin adı ve birim fiyatı her teklif sırasında yeniden girildiğinde hazırlık süreci gereksiz manuel işlemler içerir. Bu nedenle dijital yapıda iki temel kayıt grubu oluşturmak yararlıdır: müşteri kayıtları ile ürün ve hizmet kataloğu.

Müşteri kayıtları teklif hazırlamayı nasıl düzenler?

Müşteri kaydı oluşturmanın temel yararı aynı alıcıya ait bilgilerin her teklif için yeniden girilmesine gerek bırakmamasıdır. Yeni bir teklif başlatıldığında kayıtlı müşteri seçilerek ilgili bilgiler teklif formuna taşınabilir. Böylece müşteri verisi ile hazırlanan teklifler arasında daha düzenli bir ilişki kurulabilir.

Bu yaklaşım yalnızca hız açısından düşünülmemelidir. Tekliflerin müşteri bazında takip edilebilmesi de önemlidir. Bir müşteriye daha önce hangi tekliflerin gönderildiğini anlamak için farklı klasörlerde dosya aramak yerine teklif kayıtlarının aynı çalışma düzeninde tutulması daha işlevsel olabilir.

Teklifhazır'ın teklif oluşturma akışında kayıtlı müşteri aranıp seçilebiliyor. Hedef sayfada firma, yetkili ve iletişim bilgilerinin kayıt üzerinden doldurulabildiği belirtiliyor. Bu özellik özellikle düzenli teklif hazırlayan satış ekipleri ve işletmeler açısından tekrar eden veri girişini azaltmaya yönelik bir kullanım sunuyor.

Ürün ve hizmet kataloğu neden ayrı tutulmalı?

Bir teklifin ikinci temel veri kaynağı satılan ürün veya sunulan hizmetlerdir. Ürün adı, hizmet açıklaması, kategori ve birim fiyat gibi tekrar kullanılabilecek bilgilerin katalog halinde tutulması teklif hazırlarken standart bir veri kaynağı oluşturur.

Teklifhazır'da ürün ve hizmetler Excel üzerinden toplu biçimde içe aktarılabiliyor ve kategorilere ayrılabiliyor. Teklif hazırlanırken katalogdaki ürün seçilebildiği gibi gerektiğinde boş bir satır da eklenebiliyor. Miktar, birim, satır indirimi ve KDV gibi teklif özelindeki değerler daha sonra ilgili kaleme uygulanabiliyor.

Buradaki önemli ayrım katalog verisi ile teklif verisinin aynı şey olmamasıdır. Katalog tekrar kullanılabilecek ürün veya hizmet bilgisini saklar. Teklif ise belirli bir müşteri için seçilen kalemleri, miktarları ve o işleme ait koşulları içerir. Bu ayrım korunduğunda katalog zaman içinde işletmenin teklif hazırlarken başvurduğu ortak veri kaynağına dönüşebilir.

Online teklif hazırlama akışı nasıl kurulabilir?

Veriler düzenlendikten sonra teklif oluşturma süreci belirli aşamalara ayrılabilir. Önce teklifin temel bilgileri oluşturulur ve müşteri seçilir. Ardından ürün veya hizmet kalemleri eklenir. Miktar, birim fiyat, indirim ve KDV gibi gerekli değerler kontrol edilir. Son aşamada teklif kurumsal bir belgeye dönüştürülerek müşteriye gönderilmeye hazır hale getirilir.

1.      Müşteri kayıtlarını oluşturun ve tekrar kullanılacak bilgileri standartlaştırın.

2.      Ürün ve hizmetleri ortak bir katalog altında düzenleyin.

3.      Yeni teklifi kayıtlı müşteri üzerinden başlatın.

4.      İlgili ürün veya hizmetleri katalogdan seçin.

5.      Miktar, fiyat, indirim ve KDV gibi teklife özel alanları kontrol edin.

6.      Teklifin son görünümünü inceleyip gönderime uygun belgeyi oluşturun.

7.      Gönderimden sonra teklifin sonucunu kayıt üzerinde takip edin.

Teklifhazır'ın hedef sayfasındaki akışta teklif numarası, tarih ve geçerlilik bilgileriyle başlayan bir form yapısı bulunuyor. Katalogdan kalem seçilebiliyor, ara toplam ile genel toplam hesaplanıyor ve teklif PDF olarak indirilebiliyor. Sistem ayrıca teklif durumlarının gönderildi, kabul edildi veya reddedildi şeklinde zaman çizelgesinde izlenebildiğini belirtiyor.

Teklif takip programı hangi sorunu çözmeye çalışır?

Teklif hazırlamak sürecin yalnızca ilk yarısıdır. Bir belge müşteriye gönderildikten sonra sonucunun bilinmesi gerekir. Çok sayıda teklif üreten bir işletmede yalnızca PDF dosyalarını klasörlerde saklamak hangi teklifin açık kaldığını veya hangisinin sonuçlandığını anlamayı zorlaştırabilir.

Bu nedenle teklif takibinin müşteri ve teklif kayıtlarıyla bağlantılı kurulması gerekir. Teklifhazır'ın hedef sayfasında toplam teklifler, müşteri kabulleri ve onay bekleyen teklifler gibi istatistiklerin görüntülenebildiği belirtiliyor. Ayrıca ekip üyelerinin hazırladığı tekliflerin yönetici onayına gönderilebildiği bir onay akışı da sunuluyor.

Burada amaç her işletmenin aynı onay düzenini kullanması değildir. Tek kişilik bir işletmenin ihtiyacı ile birden fazla satış çalışanı bulunan şirketin ihtiyacı farklı olabilir. Süreç tasarlanırken teklifin kim tarafından hazırlanacağı, gerekiyorsa kimin onaylayacağı ve müşteri yanıtının nasıl kaydedileceği baştan belirlenmelidir.

Fiyat teklifi formu hangi bilgileri bir araya getirmeli?

Dijital fiyat teklifi formu farklı kaynaklardan gelen bilgilerin birleştiği çalışma alanıdır. Müşteri kayıtlarından alıcı bilgileri, katalogdan ürün veya hizmet kalemleri gelir. Teklife özgü miktar, geçerlilik süresi, indirim veya vergi gibi değerler ise bu aşamada belirlenir.

İyi tasarlanmış bir formda tekrar kullanılabilir kayıtlarla yalnızca o teklife ait bilgiler birbirinden ayrılır. Böylece katalogdaki bir ürünün varlığı ile belirli müşteriye o üründen kaç adet teklif edildiği karıştırılmaz. Aynı şekilde müşteri kartındaki temel iletişim bilgileri ile teklifin kendisine ait tarih ve koşullar farklı veri alanları olarak korunur.

Dijital sisteme geçerken hangi hatalardan kaçınılmalı?

En yaygın sorunlardan biri mevcut dağınık veriyi olduğu gibi yeni sisteme taşımaktır. Aynı ürün farklı isimlerle kayıtlıysa veya müşteri adları tutarsız biçimde yazılmışsa dijitalleşme bu problemi kendiliğinden çözmez. Aktarım öncesinde tekrar eden kayıtları gözden geçirmek ve ortak bir adlandırma düzeni belirlemek daha sağlıklı bir katalog oluşturur.

İkinci hata teklif oluşturma ile teklif takibini birbirinden koparmaktır. Teklif dijital ortamda hazırlanıyor ancak sonucu başka bir dosyada tutuluyorsa süreç hâlâ parçalıdır. Müşteri kaydı, teklif ve teklif durumu arasındaki ilişkinin korunması daha bütünlüklü bir çalışma düzeni sağlar.

Son olarak kullanılan özelliklerin işletmenin gerçek iş akışına uygun olması gerekir. Müşteri ve ürün kayıtlarını düzenli tutmak, teklif kalemlerini bu kayıtlardan oluşturmak ve sonuçları takip etmek temel yapıyı oluşturur. Ekip büyüdükçe rol ve onay süreçleri gibi ek ihtiyaçlar değerlendirilebilir. Böylece dijital teklif sistemi yalnızca belge üreten bir araç olmaktan çıkar ve teklif sürecinin başından sonucuna kadar kullanılan düzenli bir çalışma alanına dönüşür.