GİB e Arşiv Nedir? Kimler Kullanabilir?

Dijital dönüşümde, ticaretin en önemli yasal belgelerinden biri olan fatura da dijitalleşme sürecine girdi.

GİB tarafından yürütülen uygulamalar doğrultusunda işletmeler, faturalarını elektronik ortamda oluşturup muhafaza edebiliyor. Bu uygulamanın yürürlüğe girmesiyle birlikte e-arşiv kavramı da ticari terimler arasına eklendi. Peki e-arşiv nedir?

E-arşiv, işletmelerin dijital dönüşüm süreçlerinin muhasebe alanında da kolaylaşması için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürürlüğe sokulan bir uygulamadır. Vergi Usul Kanunu kapsamında yürürlüğe girmiş olup gerekli şartları taşıyan işletmelerin kullanımına sunulmuştur.

GİB e Arşiv Ne İşe Yarar?

Elektronik bir arşiv olarak görev gören bu uygulama, e-Arşiv Fatura kapsamındaki işlemlerin dijital ortamda yapılabilmesi için kullanılır. GİB e Arşiv fatura ; kâğıt üzerinde düzenlenip ibraz edilmesi gereken faturanın elektronik ortamda düzenlenmesiyle birlikte ibraz ve muhafaza edilmesine de yarayan bir sistemdir. Aynı zamanda iptal edilmesi gereken faturalarla ilgili işlemler de bu sistem üzerinden yapılır. Uygulama, ilgili faturanın 433 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği gerekliliklerine uygun olarak düzenlenmesine imkân tanır.

GİB e Arşiv'i Kimler Kullanabilir?

GİB e Arşiv’i kullanması gereken işletmeler, Vergi Usul Kanunu’nun 509 Numaralı Genel Tebliği ile belirlenmiştir. Tebliğ ile bildirilen şartları taşıyan tüm işletmelerin bu uygulamayı kullanması zorunludur. Buna göre e-Fatura uygulamasında kaydı bulunanlar ile dijital ortamda hizmet verenlere aracılık eden mükellefler e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmekle yükümlüdürler.

e-Fatura kaydı bulunmayan mükelleflerin GİB e Arşiv kullanmasını gerektiren durumlar şöyledir:

• Vergi mükellefi olan kişi ve kurumlara 1 gün içinde 5.000 TL'den fazla fatura kesmek
• Vergi mükellefi olmayan kişi ve kurumlara 1 gün içinde 30.000 TL'den fazla fatura kesmek

GİB e Arşiv Nasıl Kullanılır?

İşletmeler GİB Portal, entegrasyon ya da özel entegratör yöntemlerinden birini seçerek GİB e Arşiv sisteminden faydalanabilir. Firmaların sıkça tercih ettiği yöntem, daha pratik ve avantajlı olmasından dolayı özel entegratördür. Çünkü GİB Portal temel düzeyde çalışır ve sürecin çoğu manuel ilerler. Entegrasyon sisteminde ise işletmenin kendi içerisinde bir servis geliştirmesi gerekir. Bu da oldukça maliyetli ve uğraşlı bir süreçtir.

Özel entegratör kullanan mükellefler, ayrıca bir yazılıma ya da donanıma ihtiyaç duymazlar. İlgili hizmeti veren firma tarafından sağlanan bir portal sayesinde e-Arşiv Fatura işlemlerinin tümünü, pratik ve hızlı bir şekilde yapabilirler.